Sapere su quali conti sono state registrate le fatture di un certo fornitore è un’esigenza che si presenta spesso.

Un primo caso è quello di verificare la corretta registrazione delle fatture, per evitare che operatori diversi imputino lo stesso costo su conti diversi o che lo stesso operatore non operi sempre in modo coerente.

Erpy garantisce già una protezione contro questo tipo di errori, permettendo di definire i tipi di fornitura abituali assegnati ad ogni fornitore. Bisogna però prestare attenzione ad aggiornare costantemente questa lista: nel momento in cui si registra una fattura elettronica è infatti sempre possibile indicare un nuovo tipo fornitura, rendendo il sistema più dinamico ma richiedendo quindi attenzione da parte nostra che eventuali nuove introduzioni non siano state fatte per errore.

Un altro caso è quello di dover rispondere alla domanda “cosa acquistiamo dal fornitore XY?”.

Erpy offre fortunatamente un sistema estremamente efficiente per analizzare questa casistica.

Basta definire nell’archivio Movimenti una query che vada ad estrarre tutti quei movimenti che hanno un fornitore come contropartita, che sono del tipo fattura o nota credito (per escludere i pagamenti) e che non si riferiscono ad un conto relativo all’IVA:

Siccome la query è abbastanza complessa, vediamola nel dettaglio, riga per riga.

1. La prima riga, tramite il parametro “?Anno”, permette di presentare all’operatore una finestra di dialogo quando la query viene eseguita. L’operatore può impostare il periodo di analisi utilizzando tutte le sintassi di ricerca previste da Erpy (es. “2021”, “010121;310321”, “mese scorso” ecc.).
2. La seconda riga limita la selezione, tramite una definizione negativa, a tutte le scritture per le quali l’anagrafica del fornitore non è vuota o nulla. Il che vale a dire, tutte le scritture dove è presente un fornitore.
3. La terza riga esclude tutti i movimenti dei mastri “fornitori”, selezionando solo i movimenti dei conti che non hanno corrispondenza nelle Classi fornitore. Questa apparente complicazione deriva dal fatto che non è sufficiente estrarre i movimenti registrati sui conti di costo, perché ci possono essere fatture che vengono registrati sui conti dell’attivo (es. acquisto di immobilizzazioni) ma non si può neppure escludere a priori che una fattura fornitore sia registrata in dare su un conto di passivo. Basti pensare alla fattura relativa ad uno stato avanzamento lavori che assorbe una parte di un precedente acconto!
4. La quarta e la quinta riga escludono i conti IVA in base ai relativi codici (che possono essere diversi da quelli riportati nell’esempio). Tali conti non possono essere esclusi dalla condizione 3, essendo strutturalmente identici ai conti di imputazione delle fatture, ma devono essere esclusi da una condizione ulteriore. Se i conti IVA utilizzati nella contabilità dell’azienda sono di più o di meno, la riga della query deve essere ripetuta tante volte quanti sono i conti IVA utilizzati, ovviamente indicando ogni volta un codice diverso. In alternativa all’indicazione dei codici dei singoli conti IVA, possiamo definire una categoria “IVA” (Archivi > Tabelle > Categorie conti) ed escludere la categoria.
5. L’ultima condizione seleziona fatture o note credito, escludendo pagamenti, abbuoni ecc. Anche in questo caso, le righe all’interno della condizione nidificata, vanno ripetute per ogni caso che si può verificare o rese flessibili tramite l’operatore “contiene”, come nell’esempio illustrato (la condizione contiene “fattura” è valida per i modelli “fattura Italia”, “fattura UE”, “fattura estera”, “fattura fornitore”, “fattura fornitore UE”, ecc.)

A questo punto basta lanciare la query e cliccare sul simbolo ∑ su sfondo giallo in basso a sinistra nella finestra per aprire il riquadro laterale del raggruppatore per togliersi tante curiosità.